A menudo nos quejamos de no tener tiempo para nada. El ritmo de vida frenético hace que las horas pasen a toda la velocidad, y aunque hagas muchas cosas, en ocasiones sentimos ansiedad por las tareas pendientes. Lo cierto es que todos contamos con 24 horas cada día. ¿Por qué algunas personas parecen tener tiempo para todo? La respuesta está en la gestión del tiempo.

En el entorno laboral, la gestión del tiempo tiene un papel fundamental en la productividad. A menudo se confunde el hecho de estar ocupado con ser efectivo. A la larga, esto solo desencadena estrés para el empleado e ineficiencia para la empresa.

Causas de una mala gestión del tiempo

No ser consciente de este problema puede desencadenar en conflictos interprofesionales, estrés laboral, y malas valoraciones por parte de compañeros y jefes. Hay algunas causas frecuentes que nos llevan a tener una mala gestión del tiempo:

Mala planificación

La organización es clave para poder organizar nuestras tareas en base a su prioridad. Marcar un orden de prioridad nos ayuda a seguir una hoja de ruta evitando distracciones en otras tareas menos importantes.

Comunicación ineficaz

Es sorprendente la cantidad de tiempo que se puede perder por no tener una comunicación fluida y hacer las preguntas adecuadas. Con la información sobre la mesa, el trabajo fluye en la dirección correcta.

Mal uso de herramientas

Existen multitud de herramientas diseñadas para aumentar la productividad, pero en ocasiones no se les da un uso correcto y pueden resultar un lastre más que un apoyo.

Consecuencias de una mala gestión del tiempo:

Procastinación

Posponer una y otra vez un trabajo importante es una consecuencia directa de la mala gestión de tiempo y las prioridades. Como resultado, se obtienen peores resultados o trabajos incompletos al no haber dedicado el tiempo necesario.

Retrasos

No tener una buena gestión del tiempo ocasiona retrasos constantes. Esta tardanza afecta negativamente a la imagen del empleado, incluso aun siendo un buen profesional y puede llegar a ocasionar un efecto en cadena poco deseable para la organización.

Saturación

La mala gestión del tiempo provoca la acumulación de tareas al mismo tiempo que limita la delegación en otras personas. Simplemente se tiene una noción incierta sobre cómo distribuir el trabajo en el tiempo y optimizar este recurso.

Consejos para optimizar la gestión del tiempo

Crea listas

Recopila todas las tareas pendientes en una lista y ordénalas por orden de prioridad. Esto evita olvidos y ayuda a tener a mano una hoja de ruta para saber qué tarea realizar a continuación.

Planifica con antelación

Planifica el mes, la semana y el día. A menudo se tiene la falsa creencia de que planificar es una pérdida de tiempo. Es cierto que hay que pasar a la acción, pero una buena organización puede ahorrar mucho tiempo.

Automatiza

No todo se puede hacer en pilóto automático, pero hay muchas actividades que se pueden automatizar utilizando herramientas adecuadas. De esta forma se libera tiempo para otras tareas de mayor valor añadido.

Elimina distracciones

El primer paso es identificar con qué o quién estamos perdiendo tiempo. Puede ser un roque de realidad, pero una vez lo asumes, ganarás un tiempo muy valioso.

Se realista

Por muy bien que se llegue a gestionar el tiempo, éste es limitado. Establece y acepta tiempos objetivos. Analiza con detalle los proyectos asignados.

Aplicar la regla 80/20

Esta es la regla de oro para muchos aspectos. Significa que el 20% del esfuerzo debe suponer el 80% de los resultados. Enfócate en esto y optimizarás tu tiempo.

No ser tan perfeccionista

Decía Voltaire que lo perfecto es enemigo de lo bueno. Ser demasiado perfeccionista en ocasiones nos convierte ineficientes. Una vez el trabajo tiene una buena calidad, no merece la pena perderse en detalles innecesarios.

Ser flexible

Aunque la planificación es fundamental, los imprevistos muchas veces son ajenos a uno mismo. No ajustar en exceso los tiempos permite dar un margen de tranquilidad y evitar retrasos.

Cambiar de tarea

Aprovecha las horas más productivas para aquellas tareas que requieran más concentración. No todas las actividades nos agradan o nos saturan de la misma manera. Encuentra una buena combinación para ser más eficiente y no dejar que el desgaste pase factura.

Ordena

Este punto puede ser conflictivo, ya que cada persona puede tener su propio estilo de orden en el trabajo. Lo que es seguro es que tener claro dónde encontrar lo que necesites te ahorrará mucho tiempo.

Enfócate en una tarea

Al contrario de lo que se pueda pensar, ser multi-tarea no es la mejor opción. El término mindfulness cada vez está más integrado en el entorno empresarial. Hace referencia a los beneficios de concentrar toda nuestra energía en una única tarea cada vez.

Delegar

Hay quien tiene muchos problemas en este punto, ya sea por falta de confianza en los compañeros o de seguridad, y es que en ocasiones se confunde con muestra de debilidad. Aceptar que no podemos hacerlo todo y delegar responsabilidad es un acto inteligente. Además, empodera a los equipos como signo de ser un buen líder.

Utilizar tiempos muertos

Seguro que más de una vez te ha tocado esperar a que empiece la reunión o se han tratado temas de los que no formas parte. Aprovechar estos ratos para elaborar listas de tareas y organizar prioridades sin duda será más útil que distraerte con el móvil.

Es posible que ya estés practicando alguno de estos consejos, y también que no hubieras reparado en otros. Ten a mano este artículo hasta que consigas interiorizar cada punto como un hábito. Tu productividad aumentará considerablemente y reducirás la sensación de estrés.

Ahora que ya sabes cómo gestionar el tiempo, no hay excusas para dejar de aprender inglés. Integrar esta formación como parte de tu rutina diaria. Con el método de Voxy, puedes estudiar donde y cuando quieras.

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